Bewirtungsbelege

Wichtige Verhandlungen führen viele Geschäftsleute heutzutage bei einem Geschäftsessen. Doch wie läuft das noch einmal mit den Bewirtungskosten und der Rechnung?

Bei betrieblich veranlassten Bewirtungen von Geschäftspartnern können Sie 70% der Bewirtungskosten als Betriebsausgabe absetzen. Die restlichen 30% bilden für die Finanzverwaltung den Anteil ab, den Sie selbst verzehrt haben.

Was ist unter einem betrieblichen Anlass zu verstehen?

Nehmen wir an, Sie treffen sich mit einem Kunden oder Lieferanten, mit dem Sie schon länger zusammenarbeiten, zum Mittagessen und sprechen darüber, wie zufrieden Sie mit dem letzten Auftrag waren. Dann handelt es sich um einen betrieblichen Anlass. Auch wenn Sie potentielle Kunden zum Essen einladen und über eine mögliche Zusammenarbeit sprechen, ist der Anlass betrieblich.

Sollten Sie hingegen mit Geschäftspartnern Ihren Geburtstag feiern oder diese zu Ihrer Hochzeit einladen, dann ist der Anlass privat. Die Kosten stellen keine Betriebsausgabe dar und die Bewirtung ist für Ihre Geschäftspartner auch keine Einnahme, schließlich ist es privat.

Wann sind Bewirtungskosten angemessen und wann nicht?

Nur angemessene Bewirtungskosten können als Betriebsausgabe abgezogen werden. Rechtfertigt der Anlass des Geschäftsessens nicht die Höhe der Kosten, kann das Finanzamt die Anerkennung als Betriebsausgabe verweigern.

Bewirtung von Arbeitnehmern

Auch Bewirtungen Ihrer Arbeitnehmer können steuerfrei sein und als Betriebsausgabe gelten. Hier müssen Sie allerdings diverse Vorgaben beachten.

Sie können Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zum Beispiel im Rahmen der Weihnachtsfeier oder eines Betriebsausfluges steuerfrei bewirten. Solch eine Betriebsveranstaltung ist bis zu zweimal im Jahr möglich und die Kosten pro Person dürfen insgesamt 110,00 EUR nicht übersteigen.

Wenn Sie für besonderen Arbeitseinsatz nur einem kleineren Kreis ein Arbeitsessen spendieren möchten, ist das bis zu einem Höchstbetrag von 60,00 EUR pro Arbeitnehmer möglich. Aber am besten fragen Sie uns noch einmal.

Welche Aufzeichnungen sind für die Buchführung wichtig?

Damit Sie Ihre Kosten als Betriebsausgabe absetzen können, muss die Rechnung maschinell erstellt sein. Außerdem sollten auf der Bewirtungsrechnung alle empfangenen Leistungen einzeln aufgeführt sein. Darüber hinaus müssen Sie gewisse Angaben auf dem Bewirtungsbeleg selbst machen:

Pflichtinhalte einer Bewirtungsrechnung:

  • Name und Anschrift des Restaurants:
    Die Rechnung muss den Namen und die Anschrift des leistenden Unternehmers
  • Steuernummer des Restaurants:
    Ab einem Nettobetrag von 150,00 EUR muss entweder die Steuernummer oder die Umsatzsteueridentifikationsnummer ausgewiesen sein.
  • Datum der Bewirtung:
    Handschriftliche Ergänzungen oder Stempel reichen nicht aus. Das Datum muss auf die Rechnung gedruckt werden.
  • Art und Umfang der Leistung:
    Jede Bewirtungsleistung muss einzeln erkennbar sein. „Speisen und Getränke“ und die Gesamtsumme sind also nicht ausreichend.
  • Rechnungsbetrag:
    Der Rechnungsbetrag muss ausgewiesen werden. Das Trinkgeld muss vom Bewirtenden eingetragen und vom Empfänger quittiert werden, um der Nachweispflicht nachzukommen.
  • Name/Firma des Gastgebers:
    Bei Rechnungen über 150,00 EUR netto muss vom Unternehmer (Restaurant) die Firma bzw. der Name des Bewirtenden erfasst werden. Die kann auch handschriftlich auf der Rechnung vermerkt werden.
  • Namen der bewirteten Personen:
    Auf dem Bewirtungsbeleg müssen alle Namen der bewirteten Personen notiert werden – einschließlich des Gastgebers.
  • Anlass der Bewirtung:
    Außerdem muss der betriebliche Anlass der Bewirtung festgehalten werden. Der Grund muss klar einem speziellen Geschäft, einem Projekt oder einem Auftrag zuzuordnen sein. „Geschäftsessen“ ist kein ausreichender Anlass.
  • Unterschrift des Gastgebers:
    Der Bewirtungsbeleg ist nur dann vollständig, wenn er auch vom Gastgeber unterschrieben wird.

Bitte beachten: Im Falle einer Finanzamtsprüfung können die Angaben nicht nachgeholt werden, mit der Folge, dass kein Betriebsausgabenabzug gewährt wird.

 

Hinweis: Da sich das Steuerrecht immer wieder rasant ändert, möchten wir Sie bitten, uns noch einmal direkt zu kontaktieren, um eine aktuell rechtskräftige Aussage zu erhalten.