Buchführungsunterlagen

Für viele ist die Sortierung der Buchführungsunterlagen eine echte Herausforderung. Damit Sie selbst den Überblick behalten und die gesetzlichen Vorschriften erfüllen, haben wir Ihnen hier ein paar Tipps zusammengestellt, wie Sie die Unterlagen clever aufbereiten können.

Wie wird die Bank übersichtlich für die Buchführung vorbereitet?

In der Bank werden alle Geldein- und -ausgänge gebucht. Das sind Überweisungen, SEPA-Lastschriften, EC-Zahlungen, Daueraufträge oder Gutschriften.

Variante A: Die einfachste Art ist der elektronische Kontoauszugsmanager. Sie beauftragen Ihre Bank, uns Ihre Kontoauszüge elektronisch zur Verfügung zu stellen. Dann heften Sie Ihre Kontoauszüge einfach ab. Dann reichen Sie uns nur noch getrennt voneinander Ihre Eingangs- und Ausgangsrechnungen ein. Fertig!

Variante B: Sonst heften Sie Ihre Kontoauszüge aufsteigend sortiert ab. Das heißt der Monatsanfang ist unten, der letzte Tag des Monats oben. Alle Rechnungen, die von Ihnen oder Ihren Kunden per Bank bezahlt wurden, sortieren Sie entsprechend des Kontoauszuges hinter die jeweilige Seite. Private Zahlungen bzw. Geldeingänge kennzeichnen Sie bitte mit „privat“.

Wie gehen Sie mit der Kasse um?

In die Kasse gehören nur Belege, die bar bezahlt oder vereinnahmt wurden. Alle Einnahmen und Ausgaben müssen zeitnah und revisionssicher von Ihnen erfasst werden.

Die Belege werden nach Datum aufsteigend sortiert, das heißt Monatsanfang unten, Monatsende oben. Für die bessere Übersichtlichkeit sollten alle Belege noch fortlaufend nummeriert werden.

Bei einigen Belegen ist die Beschriftung nicht immer eindeutig. Nach Wochen und Monaten ist es oftmals schwierig, sich daran zu erinnern, was Sie gekauft haben. Unser Tipp: Notieren Sie, was Sie gekauft haben!

Die ordnungsgemäße Rechnung

Wenn Sie als Unternehmer bzw. Freiberufler für andere Leistungen erbringen, sind Sie dazu verpflichtet eine Rechnung auszustellen. Zudem kann der Rechnungsempfänger nur dann die Vorsteuer aus einer Eingangsrechnung ziehen, wenn ihm eine gültige und den gesetzlichen Anforderungen entsprechende Rechnung vorliegt.

 

Stift mit Checkliste

Checkliste ordnungsgemäße Rechnung

Damit eine Rechnung gültig und der Leistungsempfänger zum Vorsteuerabzug berechtigt ist, muss die Rechnung gemäß § 14 Abs. 4 UStG folgende Angaben enthalten:

  1. Vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers
  2. Vollständiger Name und vollständige Anschrift des Leistungsempfängers
  3. Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers
  4. Ausstellungsdatum
  5. Fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer
  6. Menge und Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder die Art und den Umfang der sonstigen Leistung
  7. Zeitpunkt der Lieferung oder der sonstigen Leistung
  8. Entgelt – nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselt – sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist
  9. Anzuwendender Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt
  10. In den Fällen der Ausführung einer steuerpflichtigen Werklieferung oder sonstigen Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück einen Hinweis auf die zweijährige Aufbewahrungsfrist, sofern es sich bei dem Leistungsempfänger nicht um einen Unternehmer handelt, oder um einen Unternehmer, der aber die Leistung für seinen nichtunternehmerischen Bereich verwendet
  11. Seit dem 30.06.2013 bei Abrechnung durch eine Gutschrift die Bezeichnung „Gutschrift“