Firmenwagen: Fahrtenbuch oder 1 Prozent?

Die Ein-Prozent-Regel und das Fahrtenbuch sind die beiden Möglichkeiten, um den Wert der privaten Nutzung zu ermitteln.

Die 1%-Regelung

Wenn Sie Ihren Firmenwagen mehr als 50 Prozent betrieblich nutzen, können Sie den Wert der privaten Nutzung mit einem Prozent des deutschen Bruttolistenpreises ermitteln. Selbst wenn Sie hohe Rabatte erhalten oder einen Gebrauchtwagen gekauft haben, zählt der Bruttolistenpreis.

Das Finanzamt erkennt die betriebliche Nutzung dann an, wenn Sie mit Ihrem Fahrzeug Kunden besuchen, zum Einkauf von Bürobedarf fahren oder sonstige geschäftliche Fahrten machen. Auch die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte zählen zu der betrieblichen Nutzung.

Nachweis der betrieblichen Nutzung

Den Umfang Ihrer betrieblichen Nutzung müssen Sie dem Finanzamt glaubhaft machen und belegen. Dies kann in jeder geeignete Form geschehen. Sie können Terminkalendereinträge, Kilometerabrechnungen gegenüber Auftraggebern, Reisekostenabrechnungen oder andere Unterlagen dafür nutzen.

Sollten Sie diese Unterlagen nicht vorlegen können, zeichnen Sie Ihre betrieblichen Fahrten über einen repräsentativen Zeitraum von ca. drei Monaten formlos auf.

Fahrtenbuch ersetzt pauschale Ermittlung

Der pauschale Ansatz ist in einigen Fällen nicht erlaubt oder steuerlich ungünstig. Gerade bei Fahrzeugen, die Sie zu einem sehr hohen Preis gekauft haben, lohnt sich der Nachweis der der betrieblichen Nutzung mit einem Fahrtenbuch. Allerdings nur dann, wenn es auch ordnungsgemäß geführt wird.

Das Finanzamt erkennt Fahrtenbücher nur dann an, wenn es zeitnah und ordnungsgemäß geführt wurde. Sollte das Finanzamt das Fahrtenbuch verwerfen, greift automatisch die „Ein-Prozent-Regelung“. Schon eine Handvoll formaler Fehler reicht aus, damit das Fahrtenbuch verworfen werden kann.

Angaben in einem ordnungsgemäßen Fahrtenbuch sind:

  • Datum und Kilometerstand zu Beginn und Ende jeder einzelnen Fahrt
  • Reiseziel, Reisezweck, Route bei Umwegen und aufgesuchte Geschäftspartner
  • Motiv der dienstlichen Fahrt, wie beispielsweise Kundenbesuch
  • Ortsangabe, aus der sich der aufgesuchte Geschäftspartner zweifelsfrei ergibt
  • Enthält die dienstliche Fahrt auch private Ziele, ist der Kilometerstand vor und nach der privaten Unterbrechung aufzuzeichnen
  • Kilometerangaben für Privatfahrten
  • Vermerk bei Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte

Abkürzungen im Fahrtenbuch sind für häufiger aufgesuchte Fahrtziele erlaubt, wenn sie selbsterklärend sind.