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Lohn-Vorerfassung führt zu mehr Qualität – Teil 4

Heutzutage nutzen Sie schon häufig die im Unternehmen vorhandenen EDV-Systeme zur Lohn-Vorerfassung. Leider werden diese von Ihnen erfassten Daten nur selten als Grundlage für die eigentliche Lohnabrechnung genutzt. So kommt es immer wieder zu lästigen und fehleranfälligen Doppelerfassungen.

Diese Prozessfehler können wir vermeiden, in dem Sie als Mandant standardisierte Excel-Vorlagen oder eine gesicherte Online-Plattform der DATEV zur Vorerfassung der Lohndaten nutzen. Auf beiden Wegen können Sie uns alle abrechnungsrelevanten Daten auf digitalem Weg zur Verfügung stellen. In den gemeinsamen Stammdaten können Sie Adressdaten, persönliche Daten Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie neue Bankverbindungen direkt selbst ändern.

Unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter überprüfen im Anschluss Ihre Änderungen und übernehmen diese über einen Import in das Abrechnungsprogramm. Alle Änderungen, durch Sie oder durch uns, werden protokolliert. Es ist eine rechtssichere Archivierung und Aufbewahrung gewährleistet

Für lohn- und gehaltsrelevante Änderungen stellen wir Ihnen Vorlagen zur Verfügung, die durch uns ebenfalls geprüft sowie im Anschluss eingespielt und unter höchsten Datensicherheitsmaßnahmen im DATEV Rechenzentrum archiviert werden.

Durch die Lohn-Vorerfassung, die digitalen Auswertungen, DATEV Arbeitnehmer online und die digitale Personalakte ist gewährleistet, dass die Informationen stets auf dem aktuellen Stand sind und der Kenntnisstand im Unternehmen und in der Kanzlei gleich ist. Das erleichtert die Kommunikation, spart Papier, Zeit und Geld. Das alles sind Komponenten, die in den Erfolg Ihres Unternehmens investiert werden können und unsere Zusammenarbeit weiter verbessert.

Bei der Einführung, Umsetzung und Schulung stehen wir Ihnen gern unterstützend zur Seite. Auch zur Vereinbarkeit, der bei Ihnen benutzten System stehen wir Ihnen beratend zur Verfügung.

Vorteile der Digitalisierung in der Lohnabrechnung

  • Originale verbleiben im Unternehmen und somit jederzeit greifbar; Unterlagen müssen nach Einreichung durch die MA nicht vervielfältigt oder weiter aufbereitet werden (Datensicherheit wird erhöht, weil der Zugriffskreis klein gehalten wird)
  • Zeitersparnis bei der Dokumentensuche durch Volltextsuche
  • Einheitlicher Informationsstand bei Unternehmen und Steuerberater durch zentrale Ablage
  • Erleichterung der Kommunikation durch Zugriff auf gleiche Dokumentenbasis, weniger und gezieltere Nachfragen sind auf beiden Seiten möglich
  • Optimierung der Prozesse durch Verkürzung der Wege (Einreichung, Bearbeitung, Auswertung, Bereitstellung von Daten und Dokumenten)

Digitale Personalakte für Ordnung im Lohn – Teil 3

Die digitale Personalakte in Verbindung mit DATEV Unternehmen Online ermöglicht es Ihnen und uns, die Kommunikationswege abzukürzen und Informationsverluste zu minimieren. Die Unterlagen verlassen mit diesem Prozess nicht mehr das Unternehmen, sondern werden online über eine gesicherte Plattform der DATEV ausgetauscht.

Wir ordnen die Unterlagen dem jeweiligen Arbeitnehmer zu und legen die Unterlagen nach der Bearbeitung in der digitalen Personalakte ab, auf die beide Seiten Zugriff haben. Mit Hilfe der OCR-Volltext-Suche finden Sie abgelegte Unterlagen schneller. Außerdem brauchen sich über die rechtsichere Archivierung und den Datenschutz keine Sorgen mehr machen.

Mit der digitalen Personalakte greifen sowohl wir als Kanzlei als auch Sie in Ihrem Unternehmen auf denselben Datenbestand zu. Eine reibungslose und schnelle Kommunikation ohne Dopplungen und Kopien wird somit gewährleistet. Außerdem verlassen Ihre Akten nie wieder Ihr Unternehmen und dabei haben Sie zeitgleich von überall auf der Welt Zugriff auf Ihre digitalen Lohndaten.

Digitale Personalakte – Vorteile:

  • Ein Datenbestand für Unternehmen und Kanzlei
  • Dank OCR-Suche kein langes Suchen nach Belegen
  • Größtmögliche Datensicherheit im DATEV Rechenzentrum gewährleistet; gesetzliche Aufbewahrungsfristen garantiert
  • Kurze, digitale Kommunikationswege in einem geschützten Bereich

Erhöhte Absetzung für eine Eigentumswohnung

Die Erwerber eines Penthouses machten nach dessen Fertigstellung Sonderabschreibungen – also eine erhöhte Absetzung für eine Eigentumswohnung – geltend. Die Wohnung war vollständig auf ein vorhandenes denkmalgeschütztes Gebäude eines Mehrfamilienhauses aufgebaut worden. Obwohl die Eigentümer eine entsprechende Bescheinigung der zuständigen Gemeindebehörde vorlegten, lehnte das Finanzamt die Inanspruchnahme der erhöhten Absetzung mit der Begründung ab, es handele sich hier um einen Neubau.

Der Bundesfinanzhof machte deutlich, dass allein eine solche Bescheinigung maßgebend für die Inanspruchnahme erhöhter Absetzungen ist. Das Finanzamt hat diese im Besteuerungsverfahren ohne weitere Rechtmäßigkeitsprüfung zugrunde zu legen, es sei denn, die Bescheinigung wäre nichtig und deshalb unwirksam. Dies traf in dem geschilderten Fall nicht zu, sodass die Sonderabschreibung zu Recht in Anspruch genommen wurde.

Veräußerung und Erwerb durch die GmbH

Veräußert ein Gesellschafter seine Anteile an die GmbH, an der er beteiligt ist, stellt dies ein Veräußerungsgeschäft dar. Die dazu gesellschaftsintern vorzunehmende Umgliederung einer freien Gewinnrücklage in eine zweckgebundene Rücklage führt nicht zu nachträglichen Anschaffungskosten des veräußernden Gesellschafters.

Grundsätzlich können nur solche Aufwendungen des Gesellschafters den (nachträglichen) Anschaffungskosten einer Beteiligung zugeordnet werden, die zu einer offenen oder verdeckten Einlage in das Kapital der Gesellschaft führen.

Dass die Umgliederung nun nicht zu nachträglichen Anschaffungskosten führt, lässt sich damit begründen, dass zum Zeitpunkt der Umgliederung kein Anspruch auf Gewinnausschüttung besteht, weil es keinen Gewinnverteilungsbeschluss gibt. Auch kann diese Umgliederung nicht einer Kapitalzuführung des Gesellschafters von außen gleichgestellt werden. Ebenso sind die handelsrechtlichen Änderungen durch das Bilanzrechtsmodernisierungsgesetz unbeachtlich. Sie betreffen alleine die Gesellschaftsebene und haben keine Auswirkung auf die steuerliche Beurteilung des Vorgangs beim veräußernden Gesellschafter.

Quelle: Urteil des Bundesfinanzhofs

Digitale Brutto-Netto-Abrechnung – Teil 2

Die Auswertungen können wir, wie in Teil 1 beschrieben, nicht nur Ihnen als Unternehmer digital zur Verfügung stellen, die digitale Brutto-Netto-Abrechnung gibt es auch für Ihre Mitarbeiter. In einem gesicherten Portal, geschützt und nur für Ihre Arbeitnehmer sichtbar.

DATEV Arbeitnehmer online ermöglicht es Ihnen, Ihren Mitarbeitern die individuellen Abrechnungsdaten und Auswertungen geschützt und rechtssicher zur Verfügung zu stellen. Jeder Mitarbeiter erhält ein individuelles Profil, welches mit Passwort und SMS-Tan geschützt ist. Hier werden die monatlichen Brutto-Netto-Abrechnungen sowie individuellen Bescheinigungen und Nachweise zum Abruf bereitgestellt. Sie steuern, wann die Daten eingestellt werden und wann ein Mitarbeiter ggf. keinen Zugriff mehr hat.

Die Daten werden rechtsicher, unter höchsten Datenschutzmaßnahmen archiviert und sind somit 10 Jahre, nach Beendigung der Beschäftigung oder Widerruf bis zu 6 Monate, verfügbar. Sie sparen Zeit und Porto und haben die Sicherheit, dass nur die jeweiligen Mitarbeiter auf ihre Unterlagen zugreifen können. Auch der Ausdruck und Versand von Duplikaten entfällt.

Die digitale Brutto-Netto-Abrechnung ist eine Win-Win-Situation für Unternehmen und Mitarbeiter: Ihre Mitarbeiter können ihre sensiblen Personaldaten jederzeit einsehen und abrufen. Sie wissen, dass alle Unterlagen geschützt archiviert sind, und können sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren.

Vorteile von DATEV Arbeitnehmer online:

  • Mitarbeiterunterlagen auf gesicherten Wegen zur Verfügung stellen: via SMS-Tan und individuellen Zugängen mit Passwort
  • Keine Papierstapel und regelmäßige Nachdrucke mehr
  • Kein Verlust von Unterlagen möglich, jederzeit verfügbar und abrufbar; selbst nach Widerspruch/ Beendigung der Beschäftigung steht das Konto bis zu 6 Monate zur Verfügung
  • Gesetzeskonforme Speicherung und Wahrung der Aufbewahrungsfristen
  • Größtmögliche Datensicherheit im DATEV Rechnungszentrum

Wenn die ersten Schritte zur Digitalisierung der Personalwirtschaft getan sind, tun sich sicherlich weitere Möglichkeiten und Fragen auf. Wir helfen Ihnen gern bei der Einführung und Umsetzung.

Krankheits- und Krankenversicherungskosten als Sonderausgaben

Krankheitskosten sind keine Sonderausgaben

Privat Krankenversicherte können oft eine Beitragserstattung erhalten, indem sie einen Teil ihrer Krankheitskosten selbst tragen. Diese selbst getragenen Kosten können jedoch nicht als Beiträge zur Krankenversicherung im Rahmen des Sonderausgabenabzugs berücksichtigt werden. Mit dieser Entscheidung führt der Bundesfinanzhof seine Rechtsprechung zur Kostentragung bei einem Selbstbehalt fort.

Nur solche Ausgaben sind als Beiträge zu Krankenversicherungen abziehbar, die im Zusammenhang mit der Erlangung des Versicherungsschutzes stehen. Nur diese dienen letztlich der Vorsorge.

Hinweis: Übersteigen die selbst getragenen Krankheitskosten die zumutbare Belastung, können sie möglicherweise aber als außergewöhnliche Belastung abziehbar sein.

Krankenversicherungsbeiträge nur für eine Basisabsicherung abziehbar

Der Bundesfinanzhot hat entschieden, dass Krankenversicherungskosten als Sonderausgaben abziehbar sind, soweit diese zur Erlangung eines sozialhilfegleichen Versorgungsniveaus erforderlich sind. Entscheidendes Kriterium ist die Erforderlichkeit der Beiträge. Beiträge zur doppelten oder mehrfachen Absicherung des verfassungsrechtlich gebotenen Versorgungsniveaus sind nicht erforderlich, da die Basisversorgung bereits durch eine Krankenversicherung gewährleistet ist.

Der Bundesfinanzhof hat deshalb entschieden, dass die Zahlung von Pflichtbeiträgen zur Basisabsicherung in der gesetzlichen Krankenversicherung den Abzug ebenfalls gezahlter Basisversicherungsbeiträge zur privaten Krankenversicherung als Sonderausgaben oder als außergewöhnliche Belastung ausschließt.

Die Beiträge sind nur im Rahmen der für Vorsorgeaufwendungen vorgesehenen Höchstgrenze nach einer Günstigerprüfung abzugsfähig.

Fußballschiedsrichter hat einen Gewerbebetrieb

Der Bundesfinanzhof hat entschieden, dass Fußballschiedsrichter selbstständig, also nicht als Arbeitnehmer tätig sind und auch am allgemeinen wirtschaftlichen Verkehr teilnehmen. Der Fußballschiedsrichter hat einen Gewerbebetrieb und unterliegt der Gewerbesteuer. Damit war ein deutscher Schiedsrichter, der im Ausland auch Spiele der internationalen Fußballverbände FIFA und UEFA geleitet hatte, mit seiner Anfechtung der vom Finanzamt erlassenen Gewerbesteuermessbescheide nicht erfolgreich.

Der Bundesfinanzhof urteilte darüber hinaus, dass der Schiedsrichter an ausländischen Spielorten keine Betriebsstätte begründet hatte. Einzige Betriebsstätte war allein die inländische Wohnung des Schiedsrichters als Ort der Geschäftsleitung. Damit unterliegen auch die ausländischen Einkünfte der deutschen Gewerbesteuer.

Obwohl sich der Schiedsrichter während der von ihm geleiteten Fußballspiele körperlich betätigte, erkannte ihn das Gericht nicht als Sportler im Sinne der Regelungen einiger Doppelbesteuerungsabkommen an. Somit liegt das Besteuerungsrecht seiner Einkünfte bei der Bundesrepublik Deutschland und nicht bei dem Staat, in dem das Fußballspiel stattgefunden hat.

Lohnauswertungen online anschauen – Teil 1

Alles wird digital, warum sollten Sie sich nicht auch Ihre Lohnauswertungen online anschauen? In den vier Teilen der Serie „Wie digitalisiere ich meine Lohnbuchhaltung?“ zeigen wir Ihnen die Möglichkeiten der digitalen Lohnbearbeitung. Lassen Sie sich inspirieren und treiben Sie mit uns Ihre Digitalisierung voran. Wir beraten Sie und zeigen Ihnen innovative Wege auf, um Ihr Unternehmen fit für die Zukunft zu machen.

Die meisten Belege und Dokumente erreichen Sie mittlerweile digital und so müssen sie auch aufbewahrt werden. Sowohl in der Finanzbuchführung als auch bei der Lohnabrechnung unterstützen wir Sie dabei mit DATEV Unternehmen online. Über das gesicherte Internetportal der DATEV stellen wir Ihnen sämtliche Lohnauswertungen online zur Verfügung. Sie haben jederzeit und von überall Zugriff auf die relevanten Daten der Gehaltsabrechnung.

Sie wollen nicht, dass Ihre Sekretärin Ihre Gehaltsabrechnung sehen kann, wobei sie weiterhin die Gehaltsabrechnungen an die Mitarbeiter verteilen soll? Es ist kein Problem, unterschiedliche Zugriffsrechte für verschiedene Mitarbeiter zu definieren.

Mit diesem Weg reduzieren Sie die Akten- und Papierberge. Sie drucken nur noch das aus, was Sie für die weitere Bearbeitung benötigen oder Ihren Mitarbeitern zur Verfügung stellen. Außerdem dient die Online-Plattform als Langzeit-Archiv. Sie haben über den kompletten Zeitraum der Aufbewahrungspflichten einen Zugriff auf Ihre Lohnauswertungen.

Der Informationsstand bei uns und Ihnen ist stets derselbe, was die Kommunikation verbessert und beschleunigt. Fehlerquellen werden so von Anfang an vermieden. Protokoll- und Nachweisfunktionen für Steuer, Versicherung und ggf. Prüfungen sind gesetzeskonform gewährleistet und die Aufbewahrungsfristen mit größtmöglicher Datensicherheit garantiert.

Warum also noch länger warten? Wir helfen Ihnen gern bei der Umsetzung Ihrer Ziele in der digitalen Personalwirtschaft.

Lohnauswertungen online anschauen – Ihr Nutzen

  • Jederzeit Zugriff auf die aktuellen Lohnauswertungen und Meldungen
  • Keine Papier- und Aktenberge und langes Suchen nach Auswertungen
  • Gesetzeskonforme Speicherung der Daten im Rechenzentrum der DATEV; größtmögliche Datensicherheit wird für die vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen gewährleistet
  • Protokoll- und Nachweisfunktionen für Steuer, Versicherungen und ggf. Betriebsprüfungen jederzeit möglich

>> Video der DATEV zu Auswertungen online Personalwirtschaft

Bruttolistenpreis bei Importfahrzeugen

Es kommt immer wieder die Frage auf: Wie ist der Bruttolistenpreis bei Importfahrzeugen für die 1 %-Methode zu ermitteln?

Wird der private Nutzungswert eines mehrheitlich betrieblich genutzten Kraftfahrzeugs nach der 1 %‑Methode ermittelt, ist dessen inländischer Bruttolistenpreis zugrunde zu legen. Bei Importfahrzeugen, für die es keine inländischen Bruttolistenpreise gibt, ist nach einem Urteil des Bundesfinanzhofs wie folgt vorzugehen:

Ist das Fahrzeug mit einem bau‑ und typengleichen inländischen Fahrzeug vergleichbar, ist dessen Bruttolistenpreis anzusetzen. Andernfalls kann man sich an den inländischen Endverkaufspreisen freier Importeure orientieren. Im entschiedenen Fall wurde der tatsächlich in Rechnung gestellte Bruttopreis zugrunde gelegt.

Ein ausländischer Listenpreis kann nicht angesetzt werden. Dieser spiegelt nicht die Preisempfehlung des Herstellers wider, die für den inländischen Neuwagenmarkt gilt.

Keine Aufwandsentschädigung bei Wohnungsbesichtigung

Will der Eigentümer einer Mietwohnung diese verkaufen, muss der Mieter eine Innenbesichtigung der Wohnung durch Kaufinteressenten dulden. Dafür darf er keine Aufwandsentschädigung verlangen. Begehrt er dennoch einen entsprechenden Ausgleich, ist eine solche Forderung aber kein Grund, den Mietvertrag zu kündigen. Diese Entscheidung hat das Amtsgericht Landsberg am Lech getroffen.

Der Eigentümer einer Mietwohnung wollte diese verkaufen. Nachdem es bereits zu zwei Wohnungsbesichtigungen durch unterschiedliche Makler gekommen war, verlangte der Mieter für einen dritten Besichtigungstermin eine Aufwandsentschädigung von 75 € pro angefangene Stunde. Der Vermieter weigerte sich eine solche Entschädigung zu zahlen. Daraufhin verweigerte der Mieter weitere Besichtigungstermine. Der Vermieter mahnte den Mieter erfolglos ab und kündigte schließlich das Mietverhältnis. Da der Mieter nicht auszog, klagte der Vermieter auf Räumung der Wohnung.

Nach Auffassung des Gerichts war die Kündigung nicht gerechtfertigt. Einem Vermieter stehe grundsätzlich ein Besichtigungsrecht zu. Eine Aufwandsentschädigung könne der Mieter dafür jedoch nicht verlangen. Eine entsprechende Forderung des Mieters sei jedoch keine so schwere Pflichtverletzung, die eine Kündigung des Mietverhältnisses rechtfertige. Immerhin habe der Mieter zwei Besichtigungen mit erheblichem Zeitaufwand zugelassen.