Prozessdokumentation als Chance oder als Herausforderung der GoBD?
Die Anforderungen der GoBD stellen für die meisten Unternehmen eine echte Herausforderung dar. Wir sehen darin allerdings eine einmalige Chance für die Prozessdokumentation in Unternehmen. Die Basis für viele weitere Optimierungen.
Doch das Wichtigste zuerst: Es wird Ernst!
Das Verbandssanktionengesetz kommt
Am 21. Oktober 2020 hat die aktuelle Bundesregierung den Entwurf des Justizministeriums zum Verbandssanktionengesetz in den Bundestag eingebracht. Derzeit werden Änderungsvorschläge diskutiert und der letzte „Feinschliff“ am Gesetz vorgenommen. Wir erkennen schon jetzt, dass sich die deutsche Politik verstärkt mit dem Fehlverhalten von sogenannten „Leitungsperson“ in einem Unternehmen beschäftigt und diese zukünftig sanktionieren wird.
Zusätzlich soll zukünftig auch das pflichtwidrige Verhalten einzelner Personen sanktioniert werden, die nicht durch ein Organisationsverschulden der Leitungsperson verursacht wurden. Ob diese Reaktion der Abgeordneten mit den Ereignissen der letzten Jahre in bekannten DAX-Unternehmen oder der aktuellen undurchsichtigen Situation bei der Beantragung von Staatshilfen zu tun hat, wäre hier reine Spekulation.
Doch wir merken, dass sich etwas im Steuerbereich bewegt. Die neue Generation von Betriebsprüfern verlangt zu Beginn einer Betriebsprüfung immer häufiger, dass Sie die steuerlich relevanten Daten aus Ihren Datenverarbeitenden Systemen exportieren und diese dem Prüfer zur Verfügung stellen. Das Bundesministerium für Finanzen hat in einem ausführlichen Schreiben festgelegt, welche „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form, sowie zum Datenzugriff“ – kurz GoBD – jeder steuerpflichtige Unternehmer beachten muss. Damit wurden die Rechte der Betriebsprüfer gestärkt und der Weg für strengere Kontrollen geebnet. Diese GoBD werden durch die Einführung des neune Verbandssanktionsgesetzes gestärkt. Damit werden sich die Betriebsprüfer künftig nicht nur auf das Zahlenwerk konzentrieren, sondern auch auf die Prozesslandschaft und deren Risikobewertung
Diese GoBD werden durch die Einführung des neuen Verbandssanktionsgesetzes gestärkt. Damit werden sich die Betriebsprüfer künftig nicht nur auf das Zahlenwerk konzentrieren, sondern auch auf die Prozesslandschaft und deren Risikobewertung.
Und um eines mal deutlich klarzustellen: Die GoBD gelten für alle Gewinnermittlungsarten! Nicht nur als Bilanzierer, sondern auch Einnahmen-Überschuss-Rechner sollten Sie sich mit diesen Grundsätzen beschäftigen. Die Argumente „Unser Unternehmen ist zu klein!“ oder „Wir machen doch gar nicht so viel Umsatz!“ sind hier fehl am Platz und schlichtweg falsch. Rufen Sie sich immer den Satz vor Augen: „Man haftet für den Verstoß ODER dafür, dass man ihn nicht verhindert hat!“
Digitale Buchführung
Jetzt fragen Sie sich, was unter digitaler Buchführung in Ihrem Unternehmen zu verstehen ist. Unter Buchführung versteht man die geordnete und lückenlose Aufzeichnung aller Geschäftsvorfälle, die in Ihrem Unternehmen mit steuerrelevanten Belegen zusammenhängen. Kurz gesagt muss auch bei elektronischen Belegen die Buchhaltung
- nachvollziehbar,
- jederzeit nachprüfbar,
- einzeln,
- vollständig,
- richtig,
- rechtzeitig,
- geordnet und
- unveränderbar
erfolgen. Hierzu gehören eben auch alle Belege, die aus sogenannten Vor- und Nebensystemen kommen. Das sind z.B. Stammdaten, Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen und Aufzeichnungen aus Warenein- und ausgängen.
Somit müssen Sie sich als Unternehmer fragen:
Ist der Gang meiner (digitalen) Belege aus meinen Aufzeichnungen jederzeit ersichtlich und nachvollziehbar?
Die Antwort lautet meistens NEIN.
Vor- und Nebensysteme
Solche Systeme sind zum Beispiel elektronische Kassen, Zeiterfassungssysteme (wenn sie zur Abrechnung genutzt werden), digitale Waagen (mit Speicherfunktion und Schnittstelle zur Kasse), Auftragsverwaltungs- und Fakturierprogramme, E-Mail-Programme und MS-Office-Produkte o.ä.
Entscheidend ist die Revisionssicherheit. Das heißt, dass die gespeicherten Daten unveränderbar sind bzw. jede Veränderung dokumentiert wird.
Beim Einsatz elektronischer Kassen ist eine Prozessdokumentation (insbesondere im Hinblick auf die System- und Anwenderdokumentation) sogar unverzichtbar.
Aufbewahrungspflicht
Alle bei Ihnen im Unternehmen erstellten bzw. eingegangenen aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Dokumente dürfen Sie nicht verändern. Sie dürfen diese auch nicht vor Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht – in der Regel 10 Jahre – löschen. Während dieser Frist müssen Sie in der Lage sein, die Daten einem Prüfer in kurzer Zeit auf einem geeigneten Datenträger zur Verfügung zu stellen.
Auch Ihre elektronischen Belege müssen diese Pflichten erfüllen. Wenn Sie als Unternehmer zukünftig diese Regeln nicht einhalten können, spricht man von einem Ordnungsverschulden. Wer wird zukünftig dafür haftbar gemacht und sanktioniert? Richtig, die verantwortliche natürliche oder juristische Person.
Prozessdokumentation
Treten in Ihrer Betriebsprüfung zukünftig formelle oder materielle Beanstandungen auf, kann dies nachteilige Auswirkungen haben.
In einer Prozessdokumentation müssen Sie Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnis des datenverarbeitungsgestützten Verfahrens so darstellen, dass sich der Betriebsprüfer in angemessener Zeit einen Gesamtüberblick darüber verschaffen kann,
- wie Sie Belege und Dokumente erfassen, bearbeiten und aufbewahren,
- welche IT-Systeme Sie im Unternehmen einsetzen,
- welche Sicherheitsmaßnahmen Sie zum Schutz vor Verlust und Verfälschung ergreifen,
- wer auf Ihre Daten zugreifen darf und zu guter Letzt
- wie Sie das alles kontrollieren.
Folglich halten es kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) für eine Zumutung, ein derart umfassendes Dokument anzufertigen, da es erhebliche administrative Ressourcen bindet. Doch wenn es zukünftig hier zu rechtlichen Sanktionen kommen wird, sollten Sie sich vorbereiten.
Das Beste zum Schluss:
Eine Prozessdokumentation entspricht nicht nur den Richtlinien der GoBD, sondern bietet zusätzlich viele Vorteile für Ihr Unternehmen.
Vorteile einer Prozessdokumentation
- Aufdecken von Schwachstellen in Unternehmensprozessen
- Senken das unternehmerischen Risikos
- Sicherheit bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter
- Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit (Digitalisierung)
…und um es mal positiv zu sehen: In jedem Unternehmen gibt es Organisations- und Arbeitsanweisungen oder sogar ein Qualitätsmanagement (QMS). In kleinen und mittelständischen Unternehmen sind sie oft nur mündlich vereinbart, aber es gibt sie. Das im Unternehmen vorhandene Wissen muss man zusammenfassen und zur Erstellung der Prozessdokumentation nutzen.
Wir stellen uns dieser Herausforderung und übernehmen das für Sie.
Unsere Prozessexperten
Andreas Gaebler
