Prozessdokumentation nicht für das Finanzamt – für den Notfall vorbereitet sein!

Ein Beispiel aus der Praxis zeigt, wie wichtig eine Prozessdokumentation für ein Unternehmen sein kann. Dabei geht es nicht um das Finanzamt, sondern um die Zukunft des Unternehmens. Aber lesen Sie selbst…

Vor wenigen Wochen nahm ein Mandant Kontakt zu uns auf. – „Ich brauche Eure Hilfe!“

Stellen sie sich folgendes Szenario vor:

Einer Ihrer Mitarbeiter verlässt das Unternehmen kurzfristig. Und zwar richtig kurzfristig! – maximal 2 Wochen noch anwesend – dann „Adieu!“

Wenn Sie jetzt entspannt bleiben, kann das viele Gründe haben. Stressresistenz, Entspannungswunder oder sogar Ruhepol à la Mark Zuckerberg. Getreu dem Motto: „Gerate niemals überstürzt in Wut – du hast genug Zeit.“ (Ralph Waldo Emerson)

In unserem Fall blieb aber keine Zeit! Der Mitarbeiter hatte eine Schlüsselposition im Unternehmen inne und es gab keine personelle Vertretung, die die jeweiligen Prozesse und Arbeitsabläufe des scheidenden Mitarbeiters so richtig kannte.

Vielleicht kennen Sie diese Situation, vielleicht aber auch nicht. Vielleicht bekommen Sie aber auch gerade feuchte Hände oder Schweißperlen auf der Stirn, weil Sie sich wiederfinden?

Was jetzt wichtig ist! Sie müssen diesen Artikel nicht weiterlesen, wenn Sie glauben, dieses Thema ist für Sie unwichtig. Denn, wenn es bei Ihnen wirtschaftlich und personell gut läuft, Sie in allen Unternehmensbereichen Vertretungsregelungen und Prozesswissen der verantwortlichen Mitarbeiter dokumentiert oder sogar „in Ihrem Kopf“ gespeichert haben, dann ist alles in Ordnung!

Ich hoffe, Sie lesen etwas Satire oder Ironie aus dem letzten Satz heraus.

Es geht also heute nicht um die rechtliche Pflicht im Rahmen der GoBD, Ihre Prozesse für das Finanzamt zu dokumentieren. Es geht heute eher darum zu erkennen, dass „dieselbe“ Dokumentation für viele Themen in Ihrem Unternehmen genutzt werden SOLLTE. Ebenso können Sie sich fragen, was ist, wenn Sie morgen oder in den nächsten 14 Tagen Ihr Unternehmen aus den verschiedensten Gründen verlassen.

Prozessdokumentation als Vorteil für das Unternehmen

Eine Prozessdokumentation entspricht nicht nur den Richtlinien der GoBD, sondern bietet zusätzlich folgende Vorteile für Ihr Unternehmen:

• Aufdecken von Schwachstellen in Unternehmensprozessen
• Senken des unternehmerischen Risikos
• Sicherheit bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter
• Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit (Digitalisierung)

Das Sammeln und Visualisieren des sogenannten „Herrschaftswissen“ einiger Mitarbeiter, macht Sie als Unternehmensentscheider zudem flexibler und oftmals wieder handlungsfähig in Personalfragen. Auch die Bestimmung eines Anforderungsprofiles für mögliche neue Bewerber sind mit dieser Dokumentation machbar.

Nutzen Sie diese Dokumentation doch als Gesprächsgrundlage bei Gehaltsfragen und gerechter Vergütung für die jeweilige Stellenbeschreibung. In vielen Unternehmen gibt es doch immer diesen einen Mitarbeiter, der sich ungerecht behandelt oder missverstanden fühlt. Zeigen Sie ihm anhand der visuellen Prozesse auf, wie wichtig er für das gesamte Unternehmen ist oder aber auch wo seine Grenzen sind.

Die Prozessdokumentation als gesamtes „Unternehmenshandbuch“ zu verstehen und so nutzbar zu machen, muss Ihre Erkenntnis sein.

Unterstützung bei der Dokumentation von Prozessen

Wir stellen uns dieser Herausforderung und übernehmen die Erstellung für Sie.

Übrigens haben wir bei dem erwähnten Mandanten innerhalb von einer Woche die gesamten Ist-Prozesse aufgenommen, die technischen Begebenheiten dokumentiert und bereits im Erstgespräch mit dem Beratungsbaustein „Prozessoptimierung“ begonnen.

Die Dokumentation ist nun finalisiert und somit für mögliche Neueinstellungen nutzbar.

Oder, wie in unserem Fall: Die Stelle wird aus Mangel an geeigneten Bewerbern durch digitale Strukturen zukünftig unterstützt.

Unser Mandant kann also erstmal entspannen. Eigentlich war Ihm die Situation schon lange klar, aber oftmals hauen uns bestimmte Lebenssituationen mit Schmackes um die Ohren.

Wie sieht es bei Ihnen aus? > Zur Prozessdokumentation

Der Autor und Prozessexperte

Hier finden Sie weitere Artikel zu Prozessdokumentationen