Transparenzregister – jetzt wird’s verpflichtend!

Mit der Neufassung des Geldwäschegesetztes (GwG) im Juni 2017 wurde kurze Zeit später das Transparenzregister als neues sogenanntes Auffangregister gegründet. In diesem neuen Register werden die wirtschaftlich Berechtigten von Firmen erfasst, die einem eingeschränkten Personenkreis zum Abruf zur Verfügung stehen. Ziel war und ist es, Transparenz zu schaffen und der Verschleierung intransparenter Gesellschaftsstrukturen entgegenzuwirken.

Im August 2021 endete bereits die sogenannte Mitteilungsfiktion. Das heißt, dass Sie bis dato keine Angaben im Transparenzregister machen mussten, wenn sie bereits bei bestehenden Registern wie dem Handels- oder Partnerschaftsregister zu finden waren.

Mit den Neuregelungen des Geldwäschegesetzes in 2021 wird dem Transparenzregister nun mehr Bedeutung zu Teil. Aus dem bisherigen Auffangregister ist nun ein Vollregister geworden, ähnlich wie auch beim Handelsregister. Damit fällt die Mitteilungsfiktion weg und Sie müssen Ihre Angaben im Transparenzregister machen und regelmäßig aktualisieren. Neu ist, dass dies nun auch für Vereine gilt.

Was ist zu tun?

Registrieren Sie sich zunächst unter https://www.transparenzregister.de/. Ein Einrichtungsassistent hilft mit einfachen Fragen, um alle Angaben zu den wirtschaftlich Berechtigten korrekt zu erfassen.

Sie sind nach der ersten Bestandsaufnahme dazu verpflichtet, diese Angaben aktuell zu halten. Das heißt, dass Sie bei Änderungen des eingetragenen wirtschaftlichen Berechtigten – beispielsweise einem Umzug, den neuen Wohnort hinterlegen müssen. Kommen neue wirtschaftliche Berechtigte zu Ihrem Unternehmen hinzu oder fallen welche weg, müssen Sie die Angaben ebenfalls aktualisieren.

Wer ist denn dieser wirtschaftlich Berechtigte?

Grob vereinfacht ist der wirtschaftlich Berechtigte in einem Unternehmen jede natürliche Person, die unmittelbar oder mittelbar

mehr als 25 Prozent der Kapitalanteile hält,
mehr als 25 Prozent der Stimmrechte kontrolliert oder
auf vergleichbare Weise Kontrolle ausübt.

Das kann auf mehrere oder keine Person im Unternehmen zutreffen. Ist kein tatsächlicher wirtschaftlich Berechtigter zu ermitteln, gilt der gesetzliche Vertreter, geschäftsführende Gesellschafter oder Partner des Vertragspartners als „fiktiver“ wirtschaftlich Berechtigter. Je nach Unternehmensform gibt es hier noch weitere Spezifikationen.

Bis wann habe ich dafür Zeit?

Für die verschiedenen Unternehmensformen gibt es unterschiedlich lange Übergangsfristen. So haben Aktiengesellschaften, SE´s und Kommanditgesellschaften auf Aktienbasis nur bis zum 31.03.2022 Zeit, um sich zu registrieren und die Daten einzutragen. GmbH´s, europäische und inländische Genossenschaften sowie PartG müssen Ihre Angaben bis zum 30.06.2022 machen und alle anderen müssen die Eintragung bis zum 31.12.2022 vornehmen.

Alle, die bereits registriert sind, sind bereits jetzt verpflichtet Ihre Daten aktuell zu halten.

Wer kann diese Angaben sehen?

Auf die Angaben, die Sie im Transparenzregister machen, hat nicht jeder vollen Zugriff, dieser wird im Geldwäschegesetz genau geregelt, z.B. gewisse Behörden.

Sogenannte „Verpflichtete“ haben ebenfalls Zugriff, sofern Sie ein berechtigtes Interesse haben. Beispielsweise sind wir als Steuerberater verpflichtet, im Rahmen einer Mandatsannahme Ihre Angaben zu prüfen, um unseren Sorgfaltspflichten nachzukommen. Das gleiche gilt für Banken, Immobilienberater und so weiter. Hierfür muss der „Verpflichtete“ einen kostenpflichtigen Antrag stellen, der zunächst geprüft wird. Erst nach positiver Prüfung durch das Transparenzregister bekommt der „Verpflichtete“ Zugang zu Ihren Angaben.

Allen Mitgliedern der Öffentlichkeit steht nur ein beschränkter Zugang zu Ihren Daten zur Verfügung.

Die Antwort zur wichtigsten Frage:

Nein, wir können Ihnen leider diese Aufgabe nicht abnehmen. Die Verantwortung liegt in Ihren Händen.

…was noch?

Sollte einem „Verpflichteten“ eine Unstimmigkeit in den Angaben auffallen, muss er darüber eine Anzeige beim Transparenzregister machen – sofern dies nicht gegen seine berufliche Verschwiegenheit verstößt. Daraufhin kontaktiert das Transparenzregister die entsprechende Firma – also ggf. Sie –, um diese Unstimmigkeit zu klären. Bitte reagieren Sie auf solche Anfragen, sofern Sie sicher sind, dass der Absender auch wirklich das Transparenzregister ist. Hier kommt es häufig zu Fishing-Attacken.

Sanktionen und Bußgelder sollen hier nicht unerwähnt bleiben. Lassen Sie die Frist zur Registrierung verstreichen oder vergessen die Angaben zu aktualisieren, drohen Ihnen Bußgelder und Sanktionen. Der Bußgeldkatalog ist bei der Aufsichtsbehörde (Bundesverwaltungsamt) einsehbar.

Sie wollen noch tiefer in das Thema einsteigen oder haben weitere Fragen? Dann empfehlen wir Ihnen die FAQ der Aufsichtsbehörde (Bundesverwaltungsamt) oder die kostenfreien Informationsveranstaltungen des Transparenzregisters oder anderer Organisationen wie z.B. der Industrie- und Handelskammern! Des Weiteren gibt es Service-Hotlines, die Ihnen bei der Registrierung helfen.

Die Webinare finden Sie auf der Homepage des Bundesanzeiger Verlags.