So bereiten Sie Ihre Buchführungsunterlagen auf!

Für viele ist die Sortierung der Buchführungsunterlagen eine echte Herausforderung. Auch wenn dies in Zeiten der Digitalisierung deutlich einfacher geworden ist, haben wir Ihnen hier ein paar Tipps zusammengestellt, wie Sie die Unterlagen clever und digital aufbereiten können.

Was heißt eigentlich digitale Einreichung der Belege?

Eigentlich ist es ganz einfach: Sie scannen alles ein oder laden es hoch und fertig! Alle Eingangsrechnungen scannen Sie in dem Moment, wenn Sie zu Ihnen kommen – egal ob bezahlt oder unbezahlt. Sollten diese schon digital sein, dann laden Sie diese einfach in unser eigens konzipiertes Kanzlei-Portal hoch. Gleiches passiert mit den Ausgangsrechnungen, Stornorechnungen oder Gutschriften.

Und die Kontoauszüge? Die ziehen wir uns von Ihrer Bank einfach digital über eine Schnittstelle.

Wie wird die Bank übersichtlich für die Buchführung vorbereitet?

In der Bank werden alle Geldein- und -ausgänge gebucht. Das sind Überweisungen, SEPA-Lastschriften, EC-Zahlungen, Daueraufträge oder Gutschriften. Sie beauftragen Ihre Bank, uns Ihre Kontoauszüge elektronisch zur Verfügung zu stellen. Dann heften Sie Ihre Kontoauszüge einfach ab.

Wie gehen Sie mit der Kasse um?

In die Kasse gehören nur Belege, die bar bezahlt oder vereinnahmt wurden. Alle Einnahmen und Ausgaben müssen täglich revisionssicher von Ihnen erfasst werden. Gerne stellen wir Ihnen dafür das Kassenbuch online der DATEV zur Verfügung.

Die ordnungsgemäße Rechnung

Wenn Sie als Unternehmer bzw. Freiberufler für andere Leistungen erbringen, sind Sie dazu verpflichtet eine Rechnung auszustellen. Zudem kann der Rechnungsempfänger nur dann die Vorsteuer aus einer Eingangsrechnung ziehen, wenn ihm eine gültige und den gesetzlichen Anforderungen entsprechende Rechnung vorliegt.

Damit eine Rechnung gültig und der Leistungsempfänger zum Vorsteuerabzug berechtigt ist, muss die Rechnung gemäß § 14 Abs. 4 UStG folgende Angaben enthalten:

  1. Vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers
  2. Vollständiger Name und vollständige Anschrift des Leistungsempfängers
  3. Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers
  4. Ausstellungsdatum
  5. Fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer
  6. Menge und Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder die Art und den Umfang der sonstigen Leistung
  7. Zeitpunkt der Lieferung oder der sonstigen Leistung
  8. Entgelt – nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselt – sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist
  9. Anzuwendender Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt
  10. In den Fällen der Ausführung einer steuerpflichtigen Werklieferung oder sonstigen Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück einen Hinweis auf die zweijährige Aufbewahrungsfrist, sofern es sich bei dem Leistungsempfänger nicht um einen Unternehmer handelt, oder um einen Unternehmer, der aber die Leistung für seinen nichtunternehmerischen Bereich verwendet
  11. Seit dem 30.06.2013 bei Abrechnung durch eine Gutschrift die Bezeichnung „Gutschrift“

Wir tauschen uns gerne aus.

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Für Ihre Zukunft: Digitale Buchführung

Wir zeigen Ihnen, wie Sie nicht mehr ewig Ihre Belege sortieren oder selbst verschlagworten müssen. Mit unserem System scannen oder laden Sie Ihre Belege hoch und FERTIG!

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