Digitale Lohnabrechnung Teil 4: Lohn-Vorerfassung
Heutzutage nutzen Sie schon häufig die im Unternehmen vorhandenen EDV-Systeme zur Lohn-Vorerfassung. Leider werden diese von Ihnen erfassten Daten nur selten als Grundlage für die eigentliche Lohnabrechnung genutzt. So kommt es immer wieder zu lästigen und fehleranfälligen Doppelerfassungen.
Diese Prozessfehler können wir vermeiden, in dem Sie als Mandant standardisierte Excel-Vorlagen oder einen gesicherten Bereich von DATEV Unternehmen online zur Vorerfassung der Lohndaten nutzen. Auf beiden Wegen können Sie uns alle abrechnungsrelevanten Daten auf digitalem Weg zur Verfügung stellen. In den gemeinsamen Stammdaten können Sie Adressdaten, persönliche Daten Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie neue Bankverbindungen direkt selbst ändern.
Auch den Personalfragebogen haben wir in die digitale Welt gehievt. Mit Hilfe von fastdocs.de erfasst jeder das, was er auch dazu beitragen kann: Mitarbeiter, Unternehmen, Steuerberater. Wenn am Ende alle Daten vollständig und korrekt sind, können wir mit der Lohnabrechnung beginnen.
Unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter überprüfen im Anschluss Ihre Änderungen und übernehmen diese über einen Import in das Abrechnungsprogramm. Alle Änderungen, durch Sie oder durch uns, werden protokolliert. Es ist eine rechtssichere Archivierung und Aufbewahrung gewährleistet
Für lohn- und gehaltsrelevante Änderungen stellen wir Ihnen Vorlagen zur Verfügung, die durch uns ebenfalls geprüft sowie im Anschluss eingespielt und unter höchsten Datensicherheitsmaßnahmen im DATEV Rechenzentrum archiviert werden.
Durch die Lohn-Vorerfassung, die digitalen Auswertungen, DATEV Arbeitnehmer online und die digitale Personalakte ist gewährleistet, dass die Informationen stets auf dem aktuellen Stand sind und der Kenntnisstand im Unternehmen und in der Kanzlei gleich ist. Das erleichtert die Kommunikation, spart Papier, Zeit und Geld. Das alles sind Komponenten, die in den Erfolg Ihres Unternehmens investiert werden können und unsere Zusammenarbeit weiter verbessert.
Für größere Unternehmen lohnt der Blick zu Personio. Als zertifizierter Kooperationspartner helfen wir Ihnen beim Onboarding zu den neuen Prozessen und können einen Teil der Daten direkt aus Ihrer HR-Software übernehmen.
Bei der Einführung, Umsetzung und Schulung stehen wir Ihnen gern unterstützend zur Seite. Auch zur Vereinbarkeit, der bei Ihnen benutzten System stehen wir Ihnen beratend zur Verfügung.
Vorteile der Digitalisierung in der Lohnabrechnung
- Originale verbleiben im Unternehmen und somit jederzeit greifbar; Unterlagen müssen nach Einreichung durch die MA nicht vervielfältigt oder weiter aufbereitet werden (Datensicherheit wird erhöht, weil der Zugriffskreis klein gehalten wird)
- Zeitersparnis bei der Dokumentensuche durch Volltextsuche
- Einheitlicher Informationsstand bei Unternehmen und Steuerberater durch zentrale Ablage
- Erleichterung der Kommunikation durch Zugriff auf gleiche Dokumentenbasis, weniger und gezieltere Nachfragen sind auf beiden Seiten möglich
- Optimierung der Prozesse durch Verkürzung der Wege (Einreichung, Bearbeitung, Auswertung, Bereitstellung von Daten und Dokumenten)
Wenn die ersten Schritte zur Digitalisierung der Personalwirtschaft getan sind, tun sich sicherlich weitere Möglichkeiten und Fragen auf. Wir helfen Ihnen gern bei der Einführung und Umsetzung.
