Eine ordnungsgemäße Rechnung ist das A und O.
„Viele Bezeichnungen, verwirrende Begriffe, verrückte Krümelkackerei. Warum wird eigentlich so ein Riesenfass für eine ordnungsgemäße Rechnung aufgemacht? Warum geht mir mein Buchhalter damit so auf die Nerven?“
Das Thema kann schon recht nervig sein. Wir geben euch Recht! Nichtsdestotrotz bringt es nichts, über die Problematik hinwegzusehen. Es gibt immer noch viele Fehler und Fragestellungen beim Thema Rechnungen. Da helfen häufig auch nicht die diversen Rechnungslegungsprogramme und verschiedensten Informationsquellen.
Damit wir nicht zu einem „Hätte Hätte…. Fahrradkette“ kommen, betrachten wir das Thema jetzt kurz und knapp!
Anstatt euch die gesetzliche Grundlage in einer Paragrafenkette niederzuschreiben, möchten wir euch die wichtigsten Punkte aufzeigen. Dazu klären wir erst einmal die wichtigsten Begriffe:
Ausgangsrechnung
Rechnungen, die Ihr an Eure Kunden versendet, Ihr bekommt Geld
Eingangsrechnung
Rechnungen, die Ihr von Euren Lieferanten erhaltet und auch bezahlen müsst
Pflichtangeben für ordnungsgemäße Rechnungen:
Damit eine Rechnung als ordnungsgemäß angesehen wird, muss sie folgende Punkte erfüllen:
- Name und Anschrift des Rechnungsausstellers und desjenigen, an den die Rechnung geht
- Steuernummer oder USt-ID des Rechnungsausstellers
- Rechnungsdatum/Ausstellungsdatum der Rechnung
- Einmalig vergebene, fortlaufende Rechnungsnummer – Rechnungsnummern müssen lückenlos sein und dürfen nicht doppelt vorkommen. Und wenn einmal eine Rechnung geschrieben wurde, darf diese nicht nochmal überarbeitet werden – es gilt durchstreichen und neu schreiben wie in der Schule damals.
- Menge und Art der gelieferten Gegenstände bzw. Umfang der erbrachten Leistung
- Zeitpunkt der Lieferung bzw. Leistung
- Steuersatz, Steuerbetrag und Hinweis auf eventuelle Steuerbefreiung
- Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers (bei Werklieferungen und grundstücksbezogenen sonstigen Leistungen)
- Hinweis auf eventuelle Gutschriften
- zusätzlicher Hinweis auf die „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“
Was ist jetzt eine Kleinbetragsrechnung?
Das heißt jetzt nicht, dass Ihr im Supermarkt jetzt Euren Namen raufschreiben lassen müsst. Bis zu einem Bruttobetrag von 250 EUR gelten weniger Anforderungen. Es reicht hier zum Beispiel Name und Anschrift des Rechnungsausstellers.
Wann und wie schreibe ich Rechnungskorrekturen?
Wie heißt es denn nun eigentlich richtig: Gutschrift, Rechnungskorrektur oder Stornorechnung? Um es fachlich sauber abzugrenzen, ist der Begriff „Rechnungskorrektur“ zutreffend für durch den Unternehmer stornierte oder teilweise berichtigte Rechnungen. Oftmals benutzen wir umgangssprachlich jedoch den Begriff Gutschrift.
Rechnungen sind zu korrigieren, wenn diese nicht ordnungsgemäß, falsch oder irrtümlich gestellt worden sind. Das bedeutet, jedes Mal, wenn eine Rechnung verändert werden muss, wird eine Korrektur ausgestellt. Diese kann entweder die ursprüngliche Rechnung in komplettem Umfang aufheben oder teilweise einschränken oder kürzen. Eine bereits ausgestellte Rechnung darf nicht „überschrieben“ werden. Die Rechnungskorrektur bekommt bestenfalls einen eigenen Rechnungsnummernkreis – z.B. am Anfang mit Storno. Die Rechnungskorrektur muss einen Verweis auf die Ursprungsrechnung haben und für sie gelten ebenso die oben beschriebenen Merkmale für eine ordnungsgemäße Rechnung.
Was passiert eigentlich, wenn ich eine Rechnung an andere Unternehmer und Unternehmen im Ausland schreiben muss?
Das ist durchaus unterschiedlich und hängt auch davon ab, ob sie an andere Unternehmer geht oder an Privatpersonen. Außerdem kann auch noch der Ort der Leistung entscheidend sein. Wir gehen hier für Euch auf zwei Standardfälle ein.
Ich bin Unternehmer und muss eine Rechnung an einen anderen Unternehmer in der EU schreiben. Was mache ich?
Grundsätzlich gelten die gleichen Anforderungen wie oben beschrieben. Allerdings wird jeder Sachverhalt individuell betrachtet und geprüft. Grundsätzlich solltet Ihr bei einem Leistungsaustausch innerhalb der Europäischen Union darauf achten, dass beide Unternehmen eine Umsatzsteueridentifikationsnummer besitzen. Diese muss auch zwingend auf ihre Gültigkeit kontrolliert werden (https://evatr.bff-online.de/eVatR/index_html) und dieser Nachweis sollte aufbewahrt werden.
Da es verschiedene Arten von Leistungen gibt, ist es am besten, wenn Ihr uns einfach bei erstmaligem Auftreten fragt. Dann können wir Euch eine fachlich korrekte Auskunft geben. Weiterhin sind unter Umständen Verweise auf gewisse Verfahren notwendig.
Ich bin Unternehmer und muss eine Rechnung an einen anderen Unternehmer außerhalb der EU schreiben. Was mache ich?
Grundsätzlich gelten auch hier die gleichen Anforderungen wie oben beschrieben. Es gilt auch hier – lieber zuerst uns fragen! Bei Unternehmern außerhalb der Europäischen Union ist die Umsatzsteueridentifikationsnummer irrelevant. Es muss nur eindeutig sein, ob es sich um einen Unternehmer handelt. Auch hier gilt wie eben beschrieben die Einzelfallprüfung.
Wie Ihr schon an diesem „einfachen“ Beispiel der Rechnung merkt, kann das Steuerrecht schon ziemlich kleinteilig und verwirrend werden. Eine Lösung dagegen? Klar, sprecht uns doch einfach aktiv an. Wir sind gerne an Eurer Seite und beraten Euch! Dafür sind wir da, kontaktiert uns einfach.